Deux services, deux chiffres d'affaires
Nous écrivons des définitions communes. L'un compte à la date de commande, l'autre à la date de facture, le troisième déduit les retours du mois suivant.
Dans beaucoup d'entreprises, le tableau de suivi commercial naît ainsi : quelqu'un exporte les ventes depuis Sage ou Cegid, colle à côté le relevé d'une place de marché, retranche à la main les commissions et les frais de port, puis envoie un classeur à la direction le lundi matin. Trois jours de travail par mois, et autant de versions de la vérité. Nous remettons les fiches en ordre, réunissons les sources au même endroit et construisons des rapports qui se rafraîchissent seuls.
D'abord l'ordre dans les fiches de base, ensuite un entrepôt commun et des tableaux de bord ; à côté, la lecture automatique des documents qui continuent d'arriver en PDF et sur papier. Pris séparément, chacun rend service ; pris dans cet ordre, ils évitent de construire de beaux graphiques sur des données fausses.
Une seule fiche par client et par article : identités vérifiées dans les référentiels publics d'entreprises, doublons fusionnés, règles de création écrites et contrôlées. Sans cette étape, un entrepôt se contente d'afficher le désordre plus vite.
Les ventes de Sage, EBP ou Odoo, les commandes de votre boutique PrestaShop, les relevés des places de marché et les dépenses publicitaires rejoignent une base unique hébergée en Europe. Les rapports qui s'appuient dessus affichent le même chiffre pour tout le monde.
La facturation électronique structure peu à peu les factures entre entreprises françaises, mais il reste les fournisseurs étrangers, les bons de livraison, les lettres de voiture et les contrats. Ces pièces sont lues automatiquement, puis vérifiées et validées par une personne.
La demande commence presque toujours par « il nous faudrait un tableau de bord ». En discutant dix minutes, on découvre que l'ennui se loge plus bas, dans l'une des situations décrites ci-dessous.
Nous écrivons des définitions communes. L'un compte à la date de commande, l'autre à la date de facture, le troisième déduit les retours du mois suivant.
Nous nettoyons puis posons des règles. « Martin et Fils », « MARTIN ET FILS » et une fiche sans identifiant comptent pour trois entreprises distinctes dans un rapport.
Nous automatisons les chargements. Exports vers un tableur et rapprochements manuels dévorent le temps du contrôleur de gestion, mois après mois.
Nous cadençons le rafraîchissement. Quand une référence part plus vite que le rapport n'arrive, les décisions de réapprovisionnement se prennent à l'aveugle.
Nous mettons en place la lecture automatique. Les lignes des bons fournisseurs et des factures venues d'Allemagne ou d'Asie sont encore tapées une par une.
Un tableau de bord ne répare pas les données, il les maquille. Le classeur assemblé à la main a au moins un mérite : quelqu'un regarde chaque ligne et repère parfois l'absurdité. Un graphique soigné inspire confiance, donc personne ne le conteste, même lorsque les fiches en double gonflent visiblement le nombre de clients actifs. Nous mesurons donc la qualité des données avant de dessiner le premier graphique, et nous vous montrons le comptage des anomalies plutôt que de le passer sous silence.
La première étape couvre un domaine, souvent les ventes ou le stock, et quelques indicateurs seulement. Les autres services arrivent quand le premier rapport est utilisé au quotidien. Tout se fait à distance, par un accès sécurisé à vos systèmes.
Avec la comptabilité et le commerce, nous fixons par écrit comment se calculent le chiffre d'affaires, la marge et les retours. Sans cet accord, chaque rapport sera contesté dès la première réunion.
Nous listons l'ERP, la boutique, les places de marché et les tableurs officieux. Pour chacun : un responsable, un mode d'accès et le repérage des champs personnels à porter au registre des traitements.
Le premier rapport est confronté au classeur existant, ligne à ligne. Chaque écart est expliqué avant que la version automatique n'arrive devant la direction.
D'autres services et d'autres indicateurs s'ajoutent. Le modèle et les chargements existent déjà, donc chaque rapport suivant coûte nettement moins cher que le premier.
Si votre entreprise vit dans Microsoft 365 et que les chiffres viennent d'un ERP et d'une base SQL, Power BI s'impose souvent : la modélisation y est solide et les droits se gèrent avec les comptes que vous avez déjà. Metabase, installé sur votre propre hébergement, convient aux équipes qui veulent interroger directement PostgreSQL sans licence par utilisateur. Les deux peuvent cohabiter au-dessus du même entrepôt, et nous vous donnons le coût complet de chaque option avant de choisir.
Elle ne devrait pas. Les données sont lues la nuit ou par petits lots, de préférence via une interface applicative ou depuis une copie de la base, et non par de lourdes requêtes pendant les heures de bureau. C'est précisément la raison d'être d'un entrepôt séparé : les rapports interrogent une copie organisée, pendant que le service commercial continue de saisir ses commandes sans attendre l'écran suivant.
Sur votre compte chez OVHcloud, Scaleway, Clever Cloud ou un hébergeur équivalent en région européenne, ou sur un serveur de votre centre de données si vous le préférez. Un contrat de sous-traitance encadre notre intervention et les droits sont découpés par rôle : la direction commerciale voit l'ensemble, un commercial voit son secteur et ses clients. Les ouvertures de rapport sont journalisées, ce qui facilite les réponses à votre DPO.
Quand les fiches sont en état correct, le premier rapport arrive vite, l'essentiel du temps passant dans l'accord sur les définitions. Quand la base contient des milliers de doublons, le nettoyage devient le vrai chantier et la durée change d'échelle. Nous annonçons donc un délai après avoir regardé vos données, jamais pendant le premier rendez-vous, et le travail se facture au forfait ou à 95 € HT/h avec un plafond convenu.
Dites-nous quels rapports sont encore assemblés à la main et où les chiffres divergent. Nous regardons les systèmes sources et indiquons par quoi commencer.
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